Консульская легализация официальных документов – это процедура подтверждения подлинности оригиналов официальных документов или удостоверение подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных заверять подписи на документах, а также подлинности отпечатков штампов, печатей, которыми скреплен документ. При этом консул не несет ответственности за содержание документа.
Под официальным документом следует понимать письменное подтверждение фактов и событий, имеющих юридическое значение или с которыми действующее законодательство связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей физических или юридических лиц.
Консульская легализация осуществляется уполномоченным работником Департамента консульской службы Министерства иностранных дел Украины, Представительств Министерства иностранных дел на территории Украины или консульским должностным лицом зарубежного дипломатического учреждения Украины.
Порядок консульской легализации официальных документов устанавливается Венской конвенцией "О консульских сношениях" 1963 г., международными договорами и действующим законодательством Украины, а также Инструкцией о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Украины 14.02. (далее – Инструкцией).
В пункте 4.2 Инструкции предусмотрен ряд документов, принимаемых Департаментом консульской службы МИД Украины на консульскую легализацию, а именно:
- • оригиналы дипломов о высшем и среднем специальном образовании международного образца, выписки из зачетных сведений, дипломов Высшей аттестационной комиссии Украины проходят процедуру легализации непосредственно в Департаменте консульской службы МИД Украины при представлении их представителем выдавшего документ учебного заведения и при наличии письма-обращения учебного заведения, заверенного в министерстве, другом центральном органе исполнительной власти, в сферу управления которого относится учебное заведение. В этом случае делается надпись "Данный документ легализован в Департаменте консульской службы МИД Украины";
- • архивные справки, выдаваемые архивными подразделениями Государственного комитета архивов Украины и ведомственными архивами, направляются в Департамент консульской службы МИД Украины в ответ на запросы иностранных дипломатических учреждений Украины или дипломатических представительств иностранных государств в Украине и легализуются. На таких документах делается надпись "Этот документ легализован в Департаменте консульской службы МИД Украины";
- • подлинники: свидетельств о регистрации актов гражданского состояния; справок органов регистрации актов гражданского состояния;
- • другие официальные документы после нотариального заверения их копий и оформления Министерством юстиции Украины.
Конечным этапом станет консульская легализация документа в посольстве или консульстве того государства, где документ должен быть представлен.
Легализация документа в установленном порядке дает ему право на существование в международном обращении.